Lanceurs d'alerte

1. INTRODUCTION

Au sein de Fedustria, nous partons du principe que l'entrepreneuriat éthique, durable et transparent est récompensé. Nous souhaitons réaliser cette ambition nous-mêmes et attendons la même attitude de la part de tous nos partenaires professionnels. Pour cette raison, avec ce document (ci-après la ‘Politique de dénonciation’), nous voulons offrir à toute personne qui prend connaissance de situations intolérables dans un contexte professionnel au sein de Fedustria la possibilité de le signaler en toute confidentialité.

De cette manière, nous voulons non seulement satisfaire à certaines obligations légales, mais également définir une politique axée sur cet entrepreneuriat éthique, durable et transparent en général et sur la lutte contre la fraude et d'autres abus.

2. CHAMP D'APPLICATION

Les personnes qui prennent connaissance d'informations dans un contexte professionnel sont nos travailleurs, mais aussi bien des collaborateurs indépendants, nos membres ou des personnes qui appartiennent à l'un de nos organes administratifs, de direction ou de surveillance. Les collaborateurs bénévoles et les stagiaires et étudiants rémunérés ou non sont également visés, tout comme toute personne qui travaille sous la supervision et la direction de nos entrepreneurs, sous-traitants ou fournisseurs. Même si notre collaboration avec ces personnes a déjà formellement commencé ou pris fin.

Nous entendons par situations intolérables en premier lieu les actes ou négligences qui sont contraires à l'objectif des règles nationales ou internationales concernant les marchés publics, les services, produits et marchés financiers, la prévention du blanchiment d'argent et le financement du terrorisme, la sécurité et la conformité des produits, la sécurité des transports, la protection de l'environnement, la radioprotection et la sûreté nucléaire, la sécurité des denrées alimentaires et des aliments pour animaux, la santé et le bien-être des animaux, la santé publique, la protection des consommateurs, la protection de la vie privée et des données à caractère personnel ainsi que la sécurité des réseaux et des systèmes d'information, la lutte contre la fraude fiscale et sociale. Les infractions portant préjudice aux intérêts financiers de l'Union européenne ou concernant le marché interne (y compris la concurrence et les aides d'Etat) en font également partie.

Outre ces règles nationales et internationales, la présente Politique de dénonciation vise en tant que situations intolérables également les infractions à nos propres règles internes (comme le règlement de travail, tout autre code de conduite en vigueur, et les valeurs défendues par Fedustria) et d'autres obligations légales non précisées.

Les plaintes générales qui ont trait à la satisfaction de notre fonctionnement, ne relèvent pas du champ d'application de la présente Politique de dénonciation.

3. PROTECTION

Nous protégeons les rapporteurs de situations intolérables contre toute mesure de représailles à condition qu'ils aient eu, au moment de la notification, une suspicion raisonnable qu'une situation intolérable s'était produite ou se produirait très probablement, ou qu'il y avait eu des tentatives de dissimuler une situation intolérable et que les informations signalées relevaient du champ d'application de la présente Politique de dénonciation.

Les mesures de représailles sont des actes ou négligences directs ou indirects suite à une notification, qui entraînent ou peuvent entraîner un préjudice injustifié du rapporteur.

Cette protection vaut également pour les personnes physiques qui assistent le rapporteur en toute confidentialité dans le processus de signalement et les tiers liés au rapporteur s'ils avaient des raisons fondées de penser qu'une notification relevait du champ d'application de la présente Politique de dénonciation.

S'il apparaît après examen que la notification n'est pas fondée, cette protection reste en vigueur sauf si la notification s'avère malveillante.

4. PROCEDURE ET COMPETENCES

4.1. Avant la notification

Toute notification entrante est traitée confidentiellement par notre Whistleblower Officer. Notre Whistleblower Officer est le Juriste d'entreprise de Fedustria. Il est joignable via whistleblower@fedustria.be. Les notifications anonymes ne font pas l'objet d'un suivi.

Le Whistleblower Officer fait office d'interlocuteur principal et de personne de confiance d'un rapporteur (potentiel) et est en cette qualité compétent pour répondre aux questions générales sur la présente Politique de dénonciation (si l'on envisage p. ex. de procéder à une notification, un avis peut être demandé sans engagement), recevoir et suivre une notification effective, entretenir la communication avec le rapporteur, demander des informations supplémentaires au rapporteur si nécessaire, et fournir un feed-back final.

Chaque notification reçue est traitée de manière strictement confidentielle sauf accord contraire explicite du rapporteur. Cela n'empêche pas que le rapporteur lui-même soit entendu (tout comme tout autre intéressé) dans une enquête subséquente (à laquelle tout employé est censé contribuer de manière constructive). Le Whistleblower Officer garantit à tout moment l'indépendance de sa fonction et la préserve d'éventuels conflits d'intérêts. Si le Whistleblower Officer a manifestement un intérêt contraire selon le rapporteur, celui-ci peut, le cas échéant, contacter directement le Manager Operations de Fedustria.

En dépit de la possibilité de signaler des situations intolérables, nous encourageons l'utilisation de nos lignes de reporting habituelles et la discussion de suspicions spécifiques en premier lieu avec un manager direct. Si cela ne semble pas possible ou si ces entretiens n'aboutissent pas à une solution, une notification peut évidemment être faite auprès du Whistleblower Officer via le canal susmentionné.

Chaque rapporteur est invité, en premier lieu et si possible, à fournir au moins les informations suivantes et à ajouter dans la mesure du possible des documents venant étayer ces informations :

A quelle organisation votre notification a-t-elle trait ?
A quelles affaires votre notification a-t-elle trait ?
Quelle est votre position par rapport à notre organisation ?
Avez-vous déjà signalé la situation intolérable auparavant ?

S'il s'avère que ces informations (ou une partie de celles-ci) ou la documentation de soutien ne sont pas disponibles, cela n'empêche évidemment pas la notification. Il va de soi que pour obtenir ces informations et d'autres informations ou documentations, le rapporteur doit s'en tenir à toutes les dispositions légales et à la réglementation interne à cet égard.

4.2. Après la notification

4.2.1. Suivi et examen

Le Whistleblower Officer confirme la réception de la notification au rapporteur dans les 7 jours suivant sa réception. Sauf lorsque la notification est manifestement injustifiée ou malveillante, le Whistleblower Officer soumet la notification sans délai au CEO de Fedustria. Dans des situations extrêmement urgentes et/ou lorsque le Whistleblower Officer y est obligé légalement, il est également possible de contacter directement les autorités judiciaires.

Dans le cadre de cette soumission et lors de toute phase ultérieure du processus (tant direct qu'indirect), le Whistleblower Officer garantit le caractère confidentiel de l'identité du rapporteur, sauf si celui-ci accepte que son identité soit communiquée ou lorsque la loi l'exige. Le cas échéant, le rapporteur en sera informé avant que son identité ne soit communiquée, sauf si cela devait mettre en péril une enquête ou une procédure judiciaire liée.

La décision proprement dite quant aux mesures d'enquête et le cas échéant toute autre décision découlant de l'enquête subséquente (comme la décision de sanction de la personne faisant l'objet de la notification et/ou d'autres initiatives judiciaires) sont prises par le CEO de Fedustria.

Dans le cadre de l'examen de notifications, nous agissons conformément aux dispositions légales en vigueur (en particulier les dispositions relatives au droit du travail et au respect de la vie privée). En fonction des dispositions de nos règles de conduites concernant l'utilisation de l'e-mail et de l'Internet, cela peut impliquer la prise de connaissance d'e-mails ou d'autres données électroniques envoyés à partir de comptes qui nous sont liés ou de fichiers enregistrés dans notre environnement électronique dans la mesure où ces informations ne sont pas explicitement qualifiées de privées.

Au plus tard 3 mois après l'envoi de la confirmation de réception, le Whistleblower Officer informe le rapporteur en termes généraux des résultats de l'examen. Ce feed-back peut avoir trait à la manière dont la notification a été réglée, aux mesures correctives qui ont été prises et/ou à d'autres démarches entreprises. Le Whistleblower Officer ne divulgue pas de détails concernant des personnes spécifiques.

Durant l'enquête et au moment de ce feed-back, on vise à obtenir un équilibre entre les intérêts et les droits de toutes les parties concernées. Cela suppose le droit à l'information de l'intéressé ou des intéressés faisant l'objet de la notification et un droit d'accès et de correction ou de suppression des données qui les concernent si elles devaient être incomplètes ou incorrectes, et ce conformément à la réglementation relative au respect de la vie privée. L'intéressé faisant l'objet de la notification n'a pas le droit de faire des copies de documents ayant trait à l'enquête. L'exercice de ces droits peut être reporté si les nécessités de l'enquête l'exigent. En tous les cas, le caractère confidentiel de l'identité du rapporteur sera préservé en ne communiquant pas d'informations permettant de déduire directement ou indirectement cette identité.

4.2.2. Mesures après l'enquête

Une notification malveillante et illégitime n'est pas protégée par la présente Politique de dénonciation. Tel que mentionné, une notification injustifiée n'est pas malveillante par définition.

Une notification illégitime est une notification qui ne satisfait pas aux exigences légales pouvant donner lieu à une protection. C'est le cas lorsqu'au moment de la notification, le rapporteur n'avait pas de suspicion raisonnable :

qu'une situation intolérable s'était produite ou se produirait très probablement, ou qu'il y avait eu des tentatives de dissimuler une situation intolérable ; et
que les informations signalées relevaient du champ d'application de la présente Politique de dénonciation.

Si, lors de la première réception de la notification, celle-ci semble manifestement malveillante et illégitime ou si cela s'avère après une enquête subséquente, des sanctions peuvent y être associées conformément à notre règlement de travail et à la réglementation applicable. Lorsqu'une telle notification malveillante et illégitime est si grave qu'elle rend toute future collaboration professionnelle immédiatement et définitivement impossible entre la personne qui fait la notification malveillante et injustifiée et notre organisation, cette sanction peut aller jusqu'au licenciement pour motif grave.

Les notifications qui s'avèrent fondées peuvent aussi bien donner lieu à des sanctions à l'égard de la personne faisant l'objet de la notification conformément à notre règlement de travail et à la réglementation applicable. Aux mêmes conditions, cette sanction peut également aller jusqu'au licenciement pour motif grave.

5. CONSERVATION DES DOCUMENTS ET TRAITEMENT DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

Toute notification reçue est enregistrée. Les données à caractère personnel obtenues via des notifications sont traitées de manière strictement confidentielle et sont uniquement accessibles au Whistleblower Officer ou à des personnes tenues à la même obligation de réserve que ce dernier. Elles sont traitées conformément aux obligations légales et à la Politique de confidentialité en vigueur au sein de notre organisation, et peuvent uniquement être utilisées dans le cadre de la présente Politique de dénonciation.

Sous réserve d'autres obligations légales, les données à caractère personnel concernant des notifications s'avérant non fondées sont supprimées au plus tard 2 mois après la fourniture du feedback précité. Sous cette même réserve, les données à caractère personnel concernant des notifications qui donnent lieu à des sanctions à l'égard de l'intéressé ou du rapporteur sont conservées jusqu'à ce que la sanction et/ou la décision y afférente devienne définitive et/ou jusqu'à ce que la procédure judiciaire qui en découle soit coulée en force de chose jugée.

6. NOTIFICATIONS EXTERNES

Nous demandons aux personnes qui sont confrontées à des situations intolérables à les signaler de préférence en interne à notre Whistleblower Officer afin que les démarches nécessaires puissent être entreprises. Nous reconnaissons néanmoins aussi la possibilité de signaler des situations intolérables en externe. Pour de plus amples informations à ce sujet, nous faisons référence au site web du médiateur fédéral (https://www.federaalombudsman.be/fr/lanceurs-alerte)