Klokkenluiders

1. INLEIDING

Binnen Fedustria gaan wij ervan uit dat ethisch, duurzaam en transparant ondernemen loont. Wij wensen deze ambitie zelf te realiseren en verwachten eenzelfde houding van al onze professionele partners. Om die reden willen wij met dit document (hierna de ‘Whistleblower Policy’) elke persoon die in een werkgerelateerde context kennis neemt van wantoestanden binnen Fedustria de mogelijkheid geven dit vertrouwelijk te melden.

Op deze manier beogen wij niet alleen tegemoet te komen aan bepaalde wettelijke verplichtingen, maar eveneens een beleid uit te stippelen dat gericht is op dit ethisch, duurzaam en transparant ondernemerschap in het algemeen en de bestrijding van fraude en andere wanpraktijken.

2. TOEPASSINGSGEBIED

Personen die in een werkgerelateerde context informatie vernemen, zijn onze werknemers, maar evengoed zelfstandige medewerkers, onze leden of personen die behoren tot een van onze bestuurlijke, leidinggevende of toezichthoudende organen. Ook vrijwillige medewerkers en al dan niet bezoldigde stagiairs en jobstudenten worden geviseerd net als eenieder die werkt onder toezicht en leiding van onze aannemers, onderaannemers of leveranciers. Ongeacht of onze samenwerking met deze personen al formeel werd gestart of beëindigd.

Wantoestanden begrijpen wij in de eerste plaats als handelingen of nalatigheden die in strijd zijn met of ingaan tegen het doel van nationale of internationale regels omtrent overheidsopdrachten; financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering; productveiligheid en conformiteit; veiligheid van het vervoer; bescherming van het milieu; stralingsbescherming en nucleaire veiligheid; veiligheid van levensmiddelen en diervoerders, dierengezondheid en dierenwelzijn; volksgezondheid; consumentenbescherming; bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens alsook de beveiliging van netwerk- en informatiesystemen; bestrijding van belasting- en sociale fraude. Ook inbreuken waarmee de financiële belangen van de Europese Unie worden geschaad of in verband met de interne markt (inclusief mededinging en staatssteun) vallen hieronder.

Naast deze nationale en internationale regels viseert deze Whistleblower Policy als wantoestanden ook inbreuken op onze eigen interne regels (zoals het arbeidsreglement, elke andere geldende gedragscode, en de waarden die Fedustria omarmt) en andere niet nader genoemde wettelijke verplichtingen.

Algemene klachten die verband houden met de tevredenheid over onze werking, vallen buiten het toepassingsgebied van deze Whistleblower Policy.

3. BESCHERMING

Wij beschermen melders van wantoestanden tegen elke represaillemaatregel op voorwaarde dat zij op het moment van de melding een redelijk vermoeden hadden dat een wantoestand had plaatsgevonden of zeer waarschijnlijk zou plaatsvinden dan wel dat er pogingen waren een wantoestand te verhullen en dat de gemelde informatie binnen het toepassingsgebied viel van deze Whistleblower Policy.

Represaillemaatregelen zijn directe of indirecte handelingen of nalatigheden naar aanleiding van een melding die tot een ongerechtvaardigde benadeling van de melder leiden of kunnen leiden.

Deze bescherming geldt eveneens voor natuurlijke personen die de melder vertrouwelijk bijstaan in het meldproces en derden met de melder verbonden indien zij gegronde redenen hadden om aan te nemen dat een melding binnen het toepassingsgebied viel van deze Whistleblower Policy.

Indien na onderzoek blijkt dat de melding ongegrond is, blijft deze bescherming van kracht tenzij de melding kwaadwillig werd geuit.

4. PROCEDURE EN BEVOEGDHEDEN

4.1. Voor de melding

Elke binnenkomende melding wordt vertrouwelijk behandeld door onze Whistleblower Officer. Onze Whistleblower Officer is de Bedrijfsjurist van Fedustria. Deze is bereikbaar via whistleblower@fedustria.be. Anonieme meldingen worden niet opgevolgd.

De Whistleblower Officer fungeert als voornaamste aanspreekpunt en vertrouwenspersoon van een (potentiële) melder en is in die hoedanigheid bevoegd om algemene vragen te beantwoorden over deze Whistleblower Policy (indien men bv. overweegt tot melding over te gaan kan vrijblijvend advies worden gevraagd), een effectieve melding te ontvangen en op te volgen, de communicatie met de melder te onderhouden, de melder indien nodig om bijkomende informatie te verzoeken, en finale feedback te verstrekken.

Elke ontvangen melding wordt strikt vertrouwelijk behandeld behoudens expliciet andersluidend akkoord van de melder. Dit verhindert niet dat de melder zelf zou worden gehoord (net als elke andere betrokkene) in een navolgend onderzoek (waaraan elke medewerker wordt verwacht constructief bij te dragen). De Whistleblower Officer waarborgt te allen tijde de onafhankelijkheid van zijn/haar functie en vrijwaart ze van eventuele belangenconflicten. Indien de Whistleblower Officer kennelijk een tegengesteld belang heeft volgens de melder, dan kan de melder desgevallend rechtstreeks contact opnemen met de Manager Operations van Fedustria.

Ondanks de mogelijkheid wantoestanden te melden, moedigen wij aan onze gebruikelijke rapporteringslijnen te gebruiken en specifieke vermoedens in eerste instantie te bespreken met een rechtstreekse manager. Indien dit niet mogelijk lijkt of als deze gesprekken niet tot een oplossing leiden, kan uiteraard worden gemeld bij de Whistleblower Officer via het hogervermeld kanaal.

Elke melder wordt uitgenodigd om in eerste instantie en indien mogelijk minstens volgende informatie te verschaffen en waar mogelijk documenten toe te voegen die deze informatie ondersteunen:

• Op welke organisatie heeft uw melding betrekking?
• Op welke zaken heeft uw melding betrekking?
• Wat is uw positie ten opzichte van onze organisatie?
• Heeft u de wantoestand al eerder gemeld?

Blijkt (een deel van) deze informatie of ondersteunende documentatie niet beschikbaar, verhindert dit vanzelfsprekend de melding niet. Wel zal een melder zich bij het verkrijgen van deze en andere informatie of documentatie houden aan alle wettelijke bepalingen en interne regelgeving in dit verband.

4.2. Na de melding

4.2.1. Opvolging en onderzoek

De Whistleblower Officer bevestigt binnen de 7 dagen na de melding de ontvangst ervan aan de melder. Tenzij wanneer de melding kennelijk ongegrond of kwaadwillig is, legt de Whistleblower Officer de melding onverwijld voor aan de CEO van Fedustria. In uitzonderlijke hoogdringende situaties en/of wanneer de Whistleblower Officer daartoe wettelijk verplicht is, kan ook rechtstreeks contact worden opgenomen met gerechtelijke overheden.

De Whistleblower Officer garandeert bij deze voorlegging en in elke latere fase van het proces (zowel direct als indirect) het vertrouwelijk karakter van de identiteit van de melder behoudens wanneer die alsnog toestemt dat zijn/haar identiteit wordt bekendgemaakt of wanneer dit wettelijk is vereist. In dit geval zal de melder, voordat zijn/haar identiteit bekend wordt gemaakt, hiervan in kennis worden gesteld tenzij dit een gerelateerd onderzoek of gerechtelijke procedure in gevaar zou brengen.

De eigenlijke beslissing over te nemen onderzoeksmaatregelen en desgevallend elke andere beslissing voortvloeiend uit het navolgende onderzoek (zoals de beslissing tot sanctionering van de persoon waarover wordt gemeld en/of verdere gerechtelijke initiatieven), wordt genomen door de CEO van Fedustria.

Bij een onderzoek van meldingen handelen wij overeenkomstig de geldende wettelijke (in het bijzonder arbeids- en privacy-rechtelijke) bepalingen. In functie van de bepalingen in onze gedragsregels inzake e-mail- en internetgebruik kan dit de kennisname impliceren van e-mails of andere elektronische gegevens verzonden vanuit aan ons verbonden accounts aan of bestanden opgeslagen in onze elektronische omgeving in zoverre deze informatie niet expliciet als privaat is bestempeld.

Uiterlijk 3 maanden na de verzonden ontvangstbevestiging informeert de Whistleblower Officer de melder in algemene termen omtrent de resultaten van het onderzoek. Deze feedback kan betrekking hebben op de wijze waarop de melding is afgehandeld, welke corrigerende algemene maatregelen zijn genomen en/of andere stappen worden ondernomen. De Whistleblower Officer geeft geen details vrij met betrekking tot specifieke personen.

Lopende het onderzoek en op het moment van deze feedback, wordt naar een evenwicht gestreefd tussen de belangen en rechten van alle betrokken partijen. Dit veronderstelt het recht van de betrokkene(n) waarover wordt gemeld op informatie en een recht van toegang tot en verbetering dan wel verwijdering van de gegevens die betrekking hebben op hemzelf/haarzelf als deze onvolledig of onjuist zouden zijn en dit in overeenstemming met de geldende privacyregelgeving. De betrokkene waarover wordt gemeld, heeft geen recht om kopieën te maken van eender welk aan het onderzoek gerelateerd document. De uitoefening van deze rechten kan worden uitgesteld indien de noodwendigheden van het onderzoek dit vereisen. In elk geval zal hierbij het vertrouwelijk karakter van de identiteit van de melder gevrijwaard worden door geen informatie mee te delen waaruit die identiteit direct of indirect kan worden afgeleid.

4.2.2. Maatregelen na het onderzoek

Een kwaadwillig geuite en onrechtmatige melding wordt niet beschermd door deze Whistleblower Policy. Zoals eerder vermeld, is een ongegronde melding niet per definitie kwaadwillig.

Een onrechtmatige melding is een melding die niet voldoet aan de wettelijke vereisten om tot bescherming aanleiding te kunnen geven. Dit is het geval wanneer op het moment van de melding de melder geen redelijk vermoeden had:

• dat een wantoestand had plaatsgevonden of zeer waarschijnlijk zou plaatsvinden dan wel dat er pogingen waren een wantoestand te verhullen; en
• dat de gemelde informatie binnen het toepassingsgebied viel van deze Whistleblower

Indien bij een eerste ontvangst van de melding deze kennelijk kwaadwillig en onrechtmatig lijkt of wanneer dit blijkt na een navolgend onderzoek, dan kunnen hier overeenkomstig ons arbeidsreglement en de toepasselijke regelgeving sancties aan worden verbonden. Wanneer een dergelijke kwaadwillige en onrechtmatige melding dermate ernstig is dat zij elke verdere professionele samenwerking onmiddellijk en definitief onmogelijk maakt tussen de persoon die kwaadwillig en ongegrond meldt en onze organisatie, dan kan deze sanctie bestaan in een ontslag om dringende redenen.

Meldingen die wel gegrond blijken, kunnen evenzeer aanleiding geven tot sancties ten aanzien van de betrokken persoon waarover werd gemeld overeenkomstig ons arbeidsreglement en de toepasselijke regelgeving. Onder dezelfde voorwaarden kan ook deze sanctie bestaan in een ontslag om dringende redenen.

5. BEWARING VAN DOCUMENTEN EN VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS

Elke ontvangen melding wordt geregistreerd. De persoonsgegevens bekomen via meldingen worden strikt vertrouwelijk behandeld en zijn enkel toegankelijk voor de Whistleblower Officer of personen gehouden tot eenzelfde geheimhoudingsplicht als deze laatste. Zij worden verwerkt conform de wettelijke verplichtingen en de binnen onze organisatie geldende Privacy Policy, en kunnen enkel worden aangewend in het kader van deze Whistleblower Policy.

Onder voorbehoud van andere wettelijke verplichtingen worden persoonsgegevens omtrent meldingen die ongegrond blijken uiterlijk 2 maanden na het geven van de voormelde feedback verwijderd. Onder ditzelfde voorbehoud worden persoonsgegevens omtrent meldingen die aanleiding geven tot sancties ten aanzien van de betrokkene of melder bijgehouden totdat de sanctie en/of de daarmee samenhangende beslissing definitief wordt en/of de eventueel hieruit voorvloeiende gerechtelijke procedure in kracht van gewijsde treedt.

6. EXTERNE MELDINGEN

Wij roepen personen die geconfronteerd worden met wantoestanden op deze bij voorkeur intern te melden ten aanzien van onze Whistleblower Officer zodat de nodige stappen genomen kunnen worden. Niettemin erkennen wij ook de mogelijkheid wantoestanden extern te melden. Voor meer informatie hierover verwijzen wij naar de website van de federale Ombudsman (https://www.federaalombudsman....).